Onboarding et premier jour au sein de l’entreprise

Nous avons tous connu un premier jour dans notre entreprise et on sait bien qu’il est généralement vécu avec une certaine appréhension mêlée d’excitation alors quand nous constatons à notre arrivée que nous ne sommes pas attendu parce que :

• Visiblement les autres collaborateurs du service n’ont pas été prévenus de mon arrivée et  personne ne semble au courant dans l’entreprise.
• Les accès informatiques, adresses mails et badges nécessaires aux différents accès et déplacements n’ont pas été créés
• Aucune place physique pour m’accueillir n’a été prévue
• Les EPI (équipements de protection individuelles), vêtements de travail, matériel informatique, nécessaires à l’exercice de ma mission ne sont pas disponibles ou même pas encore commandés
• Les documents administratifs obligatoires au moment de l’embauche ne sont pas édités
• Le déjeuner du premier jour n’est pas organisé
• Aucune visite de l’entreprise pas plus que la présentation aux différents services ne sont organisées
• Etc….

Alors, ce premier jour, nous vivons ce qu’on appelle un grand moment de solitude et peut être déjà une certaine désillusion.

Et puis après plusieurs semaines ou mois, vient aussi le temps de la déception de part et d’autre et les petites phrases commencent à émerger dans les esprits, « mon responsable ne me laisse aucune initiative, j’ai l’impression qu’il ne me fait pas confiance… » ou « il a bien changé le nouveau…. c’était mieux au début, il me déçoit »

Cette histoire se répète souvent et malheureusement, certains managers n’en tirent aucun enseignement.

Que s’est-il donc passé entre le moment où un collaborateur a été embauché et les quelques semaines ou mois qui ont suivi ?

Le nouveau collaborateur a tout simplement gardé en mémoire cette saveur amère d’un accueil en demi-teinte qui a tout simplement entamé son enthousiasme et peut être déjà son engagement, et puis il n’a pas reçu « l’équipement de confiance » qui lui permet d’aborder les problèmes de manière sereine et sans arrière-pensée. Alors au moment ou un grain de sable vient enrayer la machine, à la moindre difficulté ou au moindre différend avec sa hiérarchie, il pourrait être tenté de quitter l’entreprise prématurément.

Quel gâchis quand on pense aux coûts financiers et psychologiques  d’un recrutement qui tourne court !

Mais que gagne-t-on à préparer l’intégration d’un collaborateur ?

Si nous rassurons et donnons confiance au nouveau collaborateur, nous obtiendrons en retour son engagement. Il aura vraisemblablement à cœur de s’investir pour l’entreprise et envie d’optimiser son potentiel pour mener à bien sa mission, car ne l’oublions pas : la relation établie avec le manager contribue pour une large part à la motivation du nouveau collaborateur à rester et à effectuer une bonne performance, durable dans le poste.

Alors que faut-il faire à minima quand on accueille un nouveau collaborateur ?

1. Préparer le lieu d’accueil physique
   Un poste de travail opérationnel, signe de respect et d’intérêt que l’on porte au nouveau salarié et pourquoi pas un cadeau de bienvenue (mug au logo de l’entreprise ou autre…)
2. Annoncer son arrivée
   Informez en amont l’équipe et l’ensemble de l’entreprise de l’arrivée de la personne en précisant son poste, ses missions et les contributions attendues.
   Informez vos clients, fournisseurs et partenaires externes si le nouvel embauché est en contact régulier avec eux.
3. Personnaliser son accueil le jour de l’arrivée
   Organisez un petit déjeuner avec toute l’équipe, invitez le à déjeuner,  prévoyez un tour d’horizon…des différents services, des bureaux pour le présenter physiquement
4. Impliquer l’équipe en nommant un mentor
   Identifiez une personne référente qui répondra aux questions matérielles  du collaborateur et transmettra les valeurs, les usages de l’organisation, les éléments de la culture et de l’histoire de l’entreprise.
5. Rédiger un plan d’intégration et planifiez les différentes étapes à l’avance
   Pour suivre les différentes étapes de l’intégration comme un fil rouge utile au moment de la prise de décision à la fin de la période d’essai.
6. Planifier des rendez-vous durant la période d’essai
   Des rencontres planifiées ou des échanges informels pour faire un point réciproque, rassurer et stimuler le nouveau collaborateur
7. Être avant tout disponible pour lui … et le lui faire savoir !

Alors oui, accueillir un nouveau salarié ça se prépare et ça prend du temps, mais au final, le jeu n’en vaut-il pas la chandelle ?